Специалист по документообороту
Эдвайзор Медиа
Россия, Москва, Брюсов переулок, 2/14с5
4 дня назад
source : hh

Рекламное агентство AdVisor Media https : / / ad-visor.ru / ищет к себе в отдел Документального сопровождения проектов, Специалиста по документообороту.

Приглашаем присоединиться в молодой позитивный коллектив нашего агентства.

Обязательные условия : наличие стажа работы в сфере документооборота от 1-2 лет, опыт работы в рекламном агентстве от 1 года.

Приветствуется (будет преимуществом) : юридическое образование, образование в сфере финансов.

Описание должностных обязанностей сотрудника :

1 Работа с подрядчиками

  • Коммуникация и ведение переписки с подрядчиками на предмет подготовки и согласования документов
  • Контроль таймингов по предоставлению документов подрядчиками
  • Согласование Договоров и Приложений с подрядчиками (в том числе с юридической точки зрения)
  • Организация доставки и подписания Договоров и Приложений от подрядчиков в рекламное агентство, и обратно подрядчику (работа с курьерской службой, заказ и коммуникация с курьерами)
  • Сбор и контроль предоставления счетов и закрывающих документов от подрядчиков, контроль таймингов предоставления этих документов, возврат экземпляра акта подрядчику
  • Передача счетов и закрывающих в бухгалтерию на оплату
  • Ведение учета и реестра приложений, счетов, закрывающих, поступивших от подрядчиков, учет их статуса и перемещения
  • 2. Работа с клиентами

  • Подготовка Договоров и Приложений с клиентами, предоставление готовых документов в отделы агентства на дальнейшее согласование
  • Коммуникация и ведение переписки с клиентами по согласованию Договоров и Приложений
  • Контроль таймингов согласования документов в клиентами
  • Организация доставки и подписания Договоров и Приложений клиенту, и обратно в агентство (работа с курьерской службой, заказ и коммуникация с курьерами)
  • Запрос на выставление счетов и закрывающих документов в бухгалтерии, организация подписания счетов, организация доставки клиенту, и обратно в агенство
  • Подготовка отчетов для бухгалтерий клиентов в формате PPT, их согласование и отправка клиентам
  • Ведение учета и документов с клиентами, счетов и закрывающих, учет их статуса и перемещения
  • 3.Работа с бумажной документацией

  • Учет поступления бумажных документов в агентство, запись в реестр, и передача их в архив бухгалтерии
  • 4. Работа с архивом на Google Drive

  • Ведение архива всей входящей и исходящей документации (Клиенты / Подрядчики) на Google Drive
  • Актуализация архива
  • 5. Работа с курьерской службой

  • Организация отправки и принятия документации, отслеживание статуса доставки
  • Сообщите об этом задании
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Откликнуться
    Мой Email
    Нажимая «Продолжить», я даю согласие neuvoo на обработку моих данных и отправку уведомлений по электронной почте, как описано в Политике конфиденциальности neuvoo. В любое время я могу отозвать свое согласие или отказаться от подписки.
    Продолжить
    Форма заявки